Récupérer les remises grossistes qu'une pharmacie ne voyait plus passer

Le point de départ

Une officine achète auprès de plusieurs grossistes et de laboratoires en direct, chacun avec ses conditions : remises par produit, par gamme, par catégorie, avec des taux qui changent selon les volumes. Une partie des remises figure sur la facture, une autre arrive plus tard sous forme d’avoirs mensuels.

Sur le papier, le pharmacien sait ce à quoi il a droit. Dans les faits, le vérifier voudrait dire rouvrir chaque facture PDF, ligne par ligne, et la rapprocher du catalogue et des conditions négociées. À plus de 300 factures par mois, personne ne le fait. Donc personne ne sait si les conditions négociées sont réellement appliquées.

Ce qui a été construit

Une application qui va chercher les factures toutes les nuits, les lit à la place du pharmacien, et les confronte aux conditions négociées. Chaque mois, une synthèse montre où les remises obtenues s’écartent de celles qui étaient dues, par période et par famille de produits.

Le pharmacien ouvre l’outil et voit où ça coince. Il n’a plus à ouvrir une seule facture.

Ce que ça a traité

• 45 mois d’achats analysés : l’historique a été repris rétroactivement jusqu’en 2022, avant même la mise en service.
• ~320 factures et ~1 700 lignes d’achat par mois, soit plus de 13 000 factures au total.
• Deux grossistes et quatre laboratoires en direct, chacun avec ses propres conditions et son propre format de facture.
• Plus de 40 000 produits suivis avec leurs conditions respectives.

Le travail que cela remplace n’est pas long : il est impossible. Aucune officine ne relit 1 700 lignes de facture par mois à la main. Sans l’outil, la question « suis-je payé ce qui était convenu ? » reste sans réponse.